Cualquier propietario que quiera alquilar su propiedad tiene que lidiar con muchos problemas. Encontrar a las personas a la altura de su nivel, asegurándose de que su propiedad no pierda su valor por los daños que pueda sufrir por parte de quienes la alquilan, así como organizando todo el proceso de alquiler y obteniendo el dinero que usted desea sin tener que tratar con los propios arrendatarios. Aquí es donde entra en juego un sistema de gestión de la propiedad.
Un sistema de gestión de la propiedad es un software que ayuda a los propietarios de propiedades, como hoteles, posadas, casas de huéspedes o propiedades de alquiler, a organizar todo su sistema operativo para que puedan funcionar de manera más eficiente. Hay muchos sistemas de gestión de la propiedad que están disponibles para los propietarios, sin embargo, hay algunas características que debe buscar para asegurarse de que usted está eligiendo el adecuado para usted y su negocio.
1. Integración
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Lo primero que hay que buscar cuando se busca el software de gestión de la propiedad perfecto es si va a ser fácil de integrar o no. Esto es muy importante porque si el sistema es demasiado complicado o difícil de integrar le causará problemas, lo que significa que estará perdiendo dinero y no ganándolo. Usted desea un sistema que lo haga más fácil para usted, de modo que le ahorre más tiempo, y no un sistema que requiera un esfuerzo adicional para implementarlo y mantenerlo. También debe asegurarse de que su software de gestión de la propiedad tiene interfaces fáciles de usar para que usted pueda hacer un seguimiento de todas las operaciones necesarias.
2. Registro de entrada y salida
Uno de los pasos más importantes en cualquier situación de alquiler es el proceso de entrada y salida. Como propietario y arrendador, usted necesita que ese paso de su operación se desarrolle con la mayor fluidez posible para que sus clientes tengan una experiencia de alta calidad, aumentando así el número de sus clientes y manteniendo a aquellos que ya están en su base de clientes. Tener un sistema de check-in y check-out que funcione sin problemas le asegurará que mantendrá a sus clientes satisfechos y evitará que se estrese por cualquier problema relacionado con los check-in y check-out.
3. Reservas
Cualquier buen software de gestión de alquiler de vacaciones debe estar diseñado para ayudarle como propietario a facilitar la reserva de su propiedad. De esta manera, usted obtiene más clientes, lo que aumentará sus ingresos totales. Por ejemplo, una aplicación como PMBO, que es ideal para propietarios que quieren alquilar sus propiedades, puede gestionar canales como Airbnb y HomeAway para aumentar las reservas de sus alquileres.
4. Pago
El software de gestión de la propiedad debe tener varios métodos para que usted pueda hacer un seguimiento de los pagos de sus clientes por su estancia en su propiedad. Tener formas de rastrear múltiples métodos de pago le permitirá alquilar a los clientes sin tener que preocuparse por pagos mal calculados. Esto hace más fácil mantenerse al día con su contabilidad porque será ingresado automáticamente por el software de gestión de la propiedad, lo que a su vez hará que procesos como la declaración de impuestos y las declaraciones de ingresos sean mucho más fáciles.
5. Limpieza
Esta es una característica muy importante a tener si usted es dueño de propiedades como hoteles o posadas donde hay una necesidad constante de un servicio de limpieza. Confiable software de gestión de la propiedad ha hecho cálculos automáticos que delegar el trabajo de limpieza al personal de limpieza de una manera que garantice que todas las habitaciones están limpias después de la salida de un cliente y antes de la próxima entrada de otro.
También distribuye el trabajo de manera uniforme para que ninguno de los empleados que usted tiene se sienta abrumado o no tenga trabajo. También elimina la molestia de crear manualmente un plan de trabajo para el personal de limpieza y, en consecuencia, elimina la posibilidad de errores humanos
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6. Informes
El software de gestión de la propiedad tiene que proporcionar informes continuos para actualizarle con todos los detalles sobre sus alquileres. Estos informes van desde los trimestrales hasta los quincenales y a veces hay software que le proporciona informes semanales sobre el estado de sus propiedades, beneficios, clientes, así como las reservas y cancelaciones para asegurar que siempre esté al tanto de todo lo que está sucediendo.
7. Calendario inteligente automatizado
La característica principal que debe tener el software que busca es un calendario inteligente que se actualiza automáticamente con todas las entradas, salidas, limpieza, así como con todos los eventos o días festivos para asegurarse de que puede comprobar fácilmente cualquiera de estos detalles en cuestión de segundos. Asegurarse de que se actualiza automáticamente le ahorrará la molestia de tener que actualizarla manualmente y de que ocurra cualquier tipo de error.
8. Movilidad
Tener este software listo donde quiera que estés va a hacer tu vida más fácil que nunca. Busque software que pueda estar disponible en varios dispositivos para que pueda comprobar remotamente sus alquileres sin tener que preocuparse de encontrar el tiempo para hacerlo.
9. Planificación tarifaria
Esta es una de las características más importantes que hay en el software de gestión de la propiedad ideal. Las características de planificación de tarifas le permiten aprovechar al máximo las sobrecargas de los alquileres durante las vacaciones o determinados eventos. Esta función calcula automáticamente la cantidad de dinero que el inquilino debe pagar de acuerdo a la fecha de entrada y salida, evitando así que usted o sus empleados tengan que calcularlo manualmente.
Si, por ejemplo, la gente alquila en un día festivo nacional, el alquiler se calculará a un precio diferente. Esto le ahorrará mucho tiempo de cambiar manualmente las tarifas en ciertas fechas. También le ahorra tener clientes enojados porque los precios que usted les da siempre serán exactos debido a los cálculos altamente precisos de su software de administración de propiedades.
10. Bases de datos seguras
Todas las características mencionadas anteriormente son muy buenas para tener en un software de gestión de la propiedad, sin embargo, este se lleva la palma. Su sistema de gestión de la propiedad debe tener una base de datos muy segura. Sus clientes confían en que usted no divulgará su información personal. Esto incluye no sólo sus nombres y correos electrónicos, sino también información muy delicada como números de tarjetas de débito y crédito, así como sus direcciones o ID. Contar con bases de datos seguras garantizará que esta información no caiga en manos equivocadas. También hay que tener en cuenta que si no se dispone de una base de datos segura, se está poniendo en peligro el negocio.
Administración de propiedades en su máxima expresión
Idealmente, usted será capaz de encontrar todas estas características necesarias en el software de gestión de la propiedad que está planeando utilizar. Las características son indispensables si usted tiene muchas propiedades que va a alquilar. Los sistemas de gestión de la propiedad están diseñados para que las cosas sean más fáciles de manejar, así que asegúrese de elegir un software que valga la pena y que, aunque cueste un poco más, de hecho, sea mejor para usted y su negocio.
